Ordre du jour

 

         - Élection du Bureau

         - Date du prochain Conseil d’Administration

Le 12 septembre 2020 à 17 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

     

Elus 2018 :

 

Pouvoir

Elus 2019 :

 

Pouvoir

Sophie Krahenbühl

Présente

 

Jérome Normand

Présent

 

Max Klinger

Présent

 

Michaël Fleischhacker

Présent

 

Daniel Gille

Présent

 

Kader Gouba

Absent

 

Naomi Amiens

Présente

 

Elus 2020 :

 

 

Christian Delort

Présent

 

Frank Buat

Présent

 

Michel Lemaire

Présent

 

Philippe Gillet

Présent

 

Brianne Vaude

Absente

 

Bruno Dancin

Excusé

 

 

Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon coordinateur

 

La présidente ouvre la séance à 17heures.

 

  1. Élection du bureau

 

La Présidente rappelle les grandes règles de fonctionnement du CA et du Bureau puis procède à un tour de table afin que chaque administrateur donne son point de vue. Sont candidats au bureau :

 

Présidence : Sophie Krahenbuhl

Vice-présidence : Maxime Klinger

Secrétaire : Daniel Gille

Secrétaire adjoint : Jérôme Normand

Trésorier : Mchaël Fleischhacker

 

Et sont ont élus à l’unanimité des membres présents.

 

  1. Date CA

 

Le prochain CA est fixé au mardi 22 septembre à 19h 

 

La présidente clôt la séance à 17h30.

 

 

Daniel Gille                                                                  Sophie Krahenbuhl

Secrétaire                                                                   Présidente

Ordre du jour

 

         - Réouverture du Rézo et reprise des activités

Procès-Verbal du Conseil d’Administration 

du 24 juin 2020

 

 

 

 

Le 24 juin 2020 à 19 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

 

     

Elus 2018 :

 

Pouvoir

Elus 2019 :

 

Pouvoir

Sophie Krahenbühl

Présente

 

 

 

 

Max Klinger

Excusé

M. Fleischhacker

Michaël Fleischhacker

Présent

 

Daniel Gille

Présent

 

Kader Gouba

Absent

 

Naomi Amiens

Présente

Me Krahenbühl

 

 

 

Christian Delort

Présent

 

 

 

 

Michel Lemaire

Excusé

M. Delort

Jérôme Normand

Présent

 

Brianne Vaude

Absente

 

 

 

 

La présidente ouvre la séance à 19h20 en précisant en préambule qu’il faut recréer le contact prioritairement avec les bénévoles et dans un second temps avec les membres. Il est nécessaire d’apporter les réponses aux questions suivantes :

  • A quelle échéance reprendre les activités avec les salariés ?
  • D’ici là comment entretenir notre réseau de bénévoles ?
  • Comment envisager la vie de notre association après le redémarrage ?
  • Comment communiquer avec nos forces vives ?

Un débat s’instaure entre les membres présents et il en ressort très rapidement que la reprise des activités avec les salariés se fera en septembre, sauf restrictions d’ici là, sans pour autant afficher de date précise mais en tenant compte du fait que l’AG est programmée le samedi 12 septembre prochain.

Tous les administrateurs partagent l’idée qu’il faut recréer des temps et des moments d’échanges avec nos bénévoles dès maintenant. Il est donc proposé d’organiser une réunion bénévoles le mercredi 1er juillet de 18h à 20H. Cette réunion aura pour objectif de leur proposer de préparer ensemble la reprise des activités de septembre. Dans ce cadre, nous leur ferons part de ce qu’il y a à réaliser, des réflexions à mener et nous écouterons les souhaits et ce qu’ils ont envie de faire afin de les placer au cœur du dispositif. Cette réunion devra également servir à programmer les différents ateliers qui se dérouleront durant l’été.

 

Bien entendu, ces rencontres se feront dans le respect des mesures de précautions et de distanciation imposées par le COVID19. De même, le Conseil exprime clairement la vigilance nécessaire pour que ces occasions de rencontres ne se transforment pas en fêtes improvisées qui pourraient mettre en cause la responsabilité de l’Association et de ses responsables dont les Administrateurs.

Jérôme est chargé de gérer cette opération et de mettre en place la communication à destination des bénévoles en relations avec le Secrétaire.

Un point est fait sur le jardin partagé de l’Ouche. Daniel rappelle que toutes les parcelles sont désormais occupées et que quelques demandes d’aménagement sont évoquées sans pour autant trouver une mise en pratique « évidente ». La gestion des zones communes n‘est pas acquise et relève parfois de l’anarchie. Il semble donc nécessaire de temporiser afin de s’interroger sur le fond de ce que nous souhaitons faire de ce jardin. Une réunion des jardiniers sera programmée par Daniel, en lien avec Jérôme, dès que possible. 

Concernant la reprise des activités, les Administrateurs présents partagent l’idée qu’il est nécessaire de profiter de cette coupure pour remettre certaines pratiques à plat. La pression qui pesait lors de l’entrée dans les locaux du Quai Rolin n’a plus raison d’être d’autant que les conditions de notre équilibre économique semblent réunies. Il est donc nécessaire d’adapter notre fonctionnement à nos ressources humaines afin d’éviter de se retrouver avec des mois de journées de récupération. Cela pose la question de la présence de salariés pour certaines activités, les horaires de fin de soirée (qui mettent aussi en jeu le caractère non-commercial de nos ressources) et un calendrier adapté à nos forces vives dont les bénévoles constituent l’élément central.

C’est ainsi qu’il apparait que nous souhaitons organiser une soirée festive et musicale le samedi 19 septembre en partenariat avec d’autres acteurs locaux. D’autant plus que Maxime Berthelon a affirmé lors du dernier CA que la demande de réalisation de 300 repas au marché Bio de Quetigny n’est pas réalisable pour nous. De plus, le Trésorier rappelle qu’il s’agirait là d’une pure prestation de traiteur susceptible de requalifier nos activités.

Il est proposé de réunir un groupe de travail pour définir le programme du dernier quadrimestre de l’année en tenant compte de ces réflexions. Le contour et la composition de ce groupe reste à définir.

Le Secrétaire est chargé de réaliser la communication en direction des membres pour les informer des dispositions prises qui les concernent.

 

La présidente rappelle qu’en octobre l’événement principal sera l’anniversaire du Rézo et clôt la séance à 21h.

 

Daniel Gille                                                                  Sophie Krahenbühl

Secrétaire                                                                   Présidente

Ordre du jour

 

         - Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’Administrations du 14 mars 2020

         - Présentation des rapports pour l’Assemblée Générale

         - Situation actuelle en matière de personnel

         - Reprise des activités

 

Procès-Verbal du Conseil d’Administration 

Du 19 juin 2020

 

 

 

 

Le 19 juin 2020 à 19 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.    

Élus 2018 :

 

Pouvoir

Élus 2019 :

 

Pouvoir

Sophie Krahenbühl

Présente

 

 

 

 

Max Klinger

Présent

 

Michaël Fleischhacker

Présent

 

Daniel Gille

Présent

 

Kader Gouba

Absent

 

Naomi Amiens

Présente

 

 

 

 

Christian Delort

Présent

 

 

 

 

Michel Lemaire

Présent

 

Jérome Normand

Présent

 

Brianne Vaude

Absente

 

 

 

 

Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon coordinateur

La présidente ouvre la séance à 19h15 en rappelant la démission de 3 administrateurs, David Benini, Tiphaine Margotton et Maya Picard pour des raisons de disponibilité personnelle. 

Le Secrétaire rappelle qu’un Administrateur, M. Kader Gouba, n’est pas à jour de son adhésion 2019, malgré un rappel de sa part et de la Présidente. Cela est de nature l’empêcher de participer aux délibérations en cas de présence.

 

1- Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’Administrations du 14 mars 2020

Le Procès-Verbal du Conseil d’Administrations du 14 mars 2020 est approuvé à l’unanimité

 

2- Présentation des rapports pour l’Assemblée Générale annuelle

L’Assemblée Générale Ordinaire est fixée au 12 septembre à 15heures. 

Après communication des rapports au Conseil d’Administration, il est proposé d’aménager certains passages du rapport moral, en particulier les remerciements, d’intégrer les effectifs dans la partie statutaire du rapport d’activités et d’intégrer l’exercice N-1 au compte de résultat qui sera complété par le bilan de façon à pouvoir visualiser les réserves et les fonds propres de l’association.

Ces dispositions sont adoptées à l’unanimité.

Concernant l’élection des administrateurs, 5 postes seront proposés, conformément aux statuts, lors de l’Assemblée Générale 

 

3- Situation actuelle en matière de personnel

Michaël Fleishhacker, Trésorier nous expose la situation des personnels de l’association qui bénéficient tous des mesures de chômage partiel en vigueur. La question des renouvellements de contrats arrivant à échéance courant de l’été est discutée. L’ensemble des administrateurs souhaitent pouvoir conserver tous les personnels et mandatent le Trésorier pour nous proposer les solutions les plus adaptées à leur situation et la nôtre. Il est convenu de rencontrer rapidement tous les salariés pour faire le point avec eux en tenant compte des contraintes liées à leur situation particulière actuelle.

 

Les administrateurs sont également informés des aides dont a bénéficié l’association. Les aides TPE de 1500€ pour les mois de mars et avril et à demander pour le mois de mai, soit 4500€ acquis.  Par ailleurs l’Association a été créditée de la subvention complémentaire de 10000€ demandée en début d’année. La Ville de Dijon attire notre attention sur le fait d’intégrer à nos budgets les aides reçus si les subventions finançaient des postes et que ceux-ci bénéficiaient des mesures d’allègement versées durant le confinement.

 

Le secrétaire rappelle la nécessité de mettre en place un suivi des heures de bénévolat au fil de l’année afin de répondre aux nouvelles normes comptables entrées en vigueur au 1er janvier 2020. Il transmettra à cet effet un outil de suivi qui sera complété individuellement pour les personnes en situation de responsabilité et de manière globale pour le bénévolat lié aux évènements.

 

4- Reprise des activités

Ce point n’ayant pu être traité correctement lors de cette séance une nouvelle réunion du Conseil d’Administration sera convoquée dans les meilleurs délais

 

 

 

La présidente clôt la séance à 22h15.

 

 

Daniel Gille                                                                  Sophie Krahenbuhl

Secrétaire                                                                   Présidente

Ordre du jour

 

         - Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’Administrations du 3 février 2020

         - Préparation de l’Assemblée Générale

                   Rapport moral

                   Rapport Financier

                   Rapport d’activité

         - Renouvellement du tiers renouvelable

         - Approbation du Règlement Intérieur

         - Embauche d’un salarié

         - Questions diverses

Procès-Verbal du Conseil d’Administration 

du 14 mars 2020

 

Le 14 mars 2020 à 15 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.     

Élus 2018 :

 

Pouvoir

Élus 2019 :

 

Pouvoir

Sophie Krahenbühl

Présente

 

David Benini

Excusé

M. Normand

Max Klinger

Présent

 

Michaël Fleischhacker

Présent

 

Daniel Gille

Présent

 

Kader Gouba

Excusé

 

Naomi Amiens

Excusée

 

Tiphaine Margotton

Excusée

Me Krahenbühl

Christian Delort

Excusé 

M. Fleischhacker

Maya Picard

Excusée

 

Michel Lemaire

Excusé

M.Fleischhacker

Jérome Normand

Présent

 

Brianne Vaude

Excusée

M. Klinger

 

 

 

Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon coordinateur

10 administrateurs étant présents ou représentés, le Conseil d’Administration peut valablement de tenir.

La présidente ouvre la séance à 15 heures.

  1. Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’Administrations du 3 février 2020

Le Procès-Verbal est approuvé par 9 voix pour et une abstention.

 

  1. Préparation de l’Assemblée Générale

L’ordre du jour est modifié car ce point ne sera pas abordé lors de cette réunion. En effet, suite aux mesures annoncées par le gouvernement, l’Assemblée Générale sera reportée à une date ultérieure dès que cela s’avèrera possible. La date du 11 avril sera donc réservée, si nécessaire, à un Conseil d’Administration pour en fixer les modalités, arrêter les comptes et les différents rapports. Étant donné le calendrier chargé des fins de semaines jusqu’en juin, l’AG sera convoquée un soir de semaine. Un moment festif voire de réflexion pourrait être prévu en septembre à la rentrée.

 

  1. Renouvellement du tiers renouvelable

Selon les statuts notre Conseil d’Administration doit être composé de 5 à 15 membres. Cette mesure a été prise en 2018 et nous avons déjà procédé à l’élection de 2 tiers. Chacun de ces tiers devrait être composé de 5 administrateurs. Il y a donc lieu de prévoir 2 sortants parmi les administrateurs élus en 2018 et 1 sortant parmi ceux de 2019 si aucune démission ne nous parvenait d’ici l’AG. Cependant, Christian Delort nous a fait savoir qu’il ne souhaitait pas poursuivre son mandat et Thiphaine Margotton également. Il resterait alors à désigner un membre sortant pour le collège 2018 éventuellement par tirage au sort comme indiqué dans le règlement intérieur (le détail figure en annexe ci-dessous).

Ces dispositions seront finalisées lors du prochain Conseil d’Administration.

 

  1. Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur modifié selon les dispositions adoptées lors du précédent Conseil d’Administration est adopté à l’unanimité.

 

  1. Embauche d’un salarié

Le Trésorier nous informe de la concrétisation de l’embauche de Madame Manon Parmentier en tant que chargée de mission MMMVMC à compter du 18 mars prochain. L’Association a bénéficié d’une aide au financement de ce poste pour un montant de 7000€ et d’une enveloppe de 5000€ pour financer les investissements liés à la création de ce poste.

Par ailleurs, ce poste étant éligible au PEC, un dossier a été soumis à Pole emploi qui devrait représenter une aide de 400€ environ par mois sur 18 mois.

 

  1. Questions diverses

 

  1. VYV Festival

La dernière proposition de partenariat transmise par VYV ne présente pas des conditions suffisantes et satisfaisantes à notre égard pour participer à cet évènement de manière sécurisée. Elle nécessiterait en l’état actuel un investissement de l’ordre de 10000€ (frais de personnel, location matériel & consommables) que nous ne sommes pas certains d’amortir par la vente de boisson chaudes (500 l’an passé) et de « planches » (il en faudrait plus de 1000). En effet les aléas envisageables nous placent dans une situation de risques que nous ne pouvons nous permettre de prendre. De plus, les engagements déjà pris les semaines précédentes et suivantes ne garantit pas la disponibilité de nos bénévoles. 

Nous restons ouverts à une proposition de collaboration pour l’année prochaine en prenant des contacts dès le mois de septembre de façon à en tenir compte dans l’établissement de notre programme. Maxime Berthelon est chargée de transmettre cette position aux représentants de VYV.

  1. Coronavirus

Les services civiques volontaires et les stagiaires ont été priés de rester chez eux par leur administration d’appartenance.

Latitude 21 a suspendu ses interventions jusqu’au 17 avril

Une de nos salariés bénéficie du congé pour garde d’enfants

Manon Parmentier viendra procéder à la mise en place de son poste de travail et bénéficiera ensuite des mesures de chômage technique.

 

Suite aux mesures gouvernementales il est décidé de fermer le Rézo au public jusqu’au 31 mars. Ces mesures s’appliqueront aux musiciens utilisant la salle de répétition et les jardiniers auront accès au jardin en prenant toutes les précautions nécessaires en tenant compte des recommandations affichées sur le conteneur. 

 

Un bureau se réunira au plus tard le 27 mars pour décider de la suite. Les salariés du Rézo travailleront le temps nécessaire pour procéder à la mise en veille des installations et seront en récupération ensuite. L’optimisation de ces mesures sera gérée de concert par le Trésorier et le Coordinateur de l’Association.

 

Les membres en seront informés par mail au plus tôt avec un rappel sur Facebook.

Un affichage plastifié de rappel sera mis en place sur les accès du bâtiment et au jardin. 

 

L’ordre du jour étant épuisé,

 

La présidente clôt la séance à 17h30.

 

 

Daniel Gille                                                                  Sophie Krahenbuhl

Secrétaire                                                                   Présidente

 

 

  • Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’administration du 9 décembre 2019 
  • Validation des modifications du règlement intérieur 
  • Calendrier de l’Assemblée Générale 
  • Organisation de la communication  
  • Subventions de la Ville pour 2020 
  • Informations personnels 
  • Programme d’activités du mois et projets 
  • Tour de table des référents de pôles

 

Procès-Verbal du Conseil d’Administration  du 3 février 2020 

 

 

 

 

Le trois février deux mille vingt à dix-huit heures trente, les membres du Conseil d’Administration de l’Association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, à son siège, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

 

      

Elus 2018 :

 

Pouvoir 

Elus 2019 :

 

Pouvoir 

Sophie Krahenbühl 

Excusée 

M. Klinger 

David Benini 

Excusé 

M. Klinger 

Max Klinger 

Présent 

 

Michaël Fleischhacker 

Présent 

 

Daniel Gille 

Présent 

 

Kader Gouba 

Présent 

 

Naomi Amiens 

Présente 

 

Tiphaine Margotton 

Présente 

 

Christian Delort 

Excusé 

M. Fleischhacker 

Maya Picard 

Présente 

 

Michel Lemaire 

Excusé 

J. Normand 

Jérome Normand 

Présent 

 

Brianne Vaude 

Excusée 

M. Fleischhacker

 

 

 

 

 

Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon Coordinateur 

 

   

Ordre du jour 

 

  • Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’administration du 9 décembre 2019 
  • Validation des modifications du règlement intérieur 
  • Calendrier de l’Assemblée Générale 
  • Organisation de la communication  
  • Subventions de la Ville pour 2020 
  • Informations personnels 
  • Programme d’activités du mois et projets 
  • Tour de table des référents de pôles

 

 

             

En préalable à la réunion du Conseil, Sophie Dumoulin, salariée de l’Association, est intervenue à sa demande pour interpeler les administrateurs sur trois aspects du fonctionnement du Rézo : 

  • La consommation d’alcool de certains membres de l’Association qui porte atteinte à son image ;  
  • La nécessité de définir des horaires d’ouverture adaptés ; 
  • Les difficultés de communication entre les différents acteurs (membres, salariés administrateurs, bénévoles) et en particulier sur la compréhension et l’acceptation des enjeux financiers auxquels doit faire face l’Association. 

 

Le Conseil partage ce constat et souhaite que face aux questions soulevées par les consommations d’alcool, de tabac, voire de drogues, il faut envisager de mobiliser un groupe de travail réunissant tous les acteurs concernés pour mettre en place des actions correctrices et envisager si nécessaire des mesures de prévention. 

 

             

Concernant les difficultés de communication évoquées, il apparaît qu’elles sont de 2 types : 

  • Celles qui sont liées au rythme de notre fonctionnement parfois frénétique ; 
  • Celles qui sont liées à la méconnaissance pour bon nombre de membres et de bénévoles des contraintes de gestion auxquelles nous sommes soumis. 

 

Pour les premières l’empathie, la bienveillance et la médiation que chacun peut manifester dans des situations tendues doivent être de nature à apaiser la situation. Pour les secondes il apparaît nécessaire de mettre en place des informations simples et accessibles à tous qui résument les coûts que nous supportons pour réaliser nos objectifs et les recettes qu’ils nous imposent de générer. 

 

Suite à cet échange, et en l’absence de la Présidente, le Vice-Président ouvre la séance à dix-neuf heures. 

 

1 – Approbation du PV du CA du 9 décembre 2019 

 

Aucune modification n’étant demandée, le Procès-Verbal du Conseil d’Administration du 9 décembre 2019 est approuvé à l’unanimité. 

 

2 – Modification du règlement intérieur  

 

Conformément aux décisions du précédent Conseil d’Administration les tarifs d’adhésions sont mis à jour. Après discussion, il est décidé à l’unanimité de maintenir les tarifs dégressifs tels qu’ils étaient à savoir, 5€ à partir du mois d’octobre, 4€ en novembre et 3€ en décembre.  

Naomi Amiens soulève la question du renouvellement de l’adhésion découverte et il est décidé à l’unanimité de proposer la prise en compte du montant de cette cotisation (3€) si une souscription d’adhésion Rézo est faite durant sa période de validité (1 mois). Le règlement intérieur ainsi modifié sera présenté au prochain Conseil. 

 

Daniel Gille, Secrétaire, informe le Conseil que le fonctionnement du logiciel Yapla s’avère efficace et qu’à ce jour ce sont 325 adhésions qui sont enregistrées soit environ 33% des membres de l’an passé. 

Il rappelle la demande de Maya Picard demandant de préciser les règles d’application de la Paf (Participation Aux Frais). Maxime Berthelon en précise l’application. 

 

Les activités pratiquées au Rézo sont proposées à prix libre afin de compenser les frais qu’elles occasionnent du fait de l’utilisation des locaux, de la présence et du soutien des permanents et des fournitures et/ou matériels mis à la disposition des participants.  Ces frais sont évalués à 10€ par heure. Ce principe n’est pas appliqué : 

  • Si la qualité de l’animateur lui permet de facturer (autoentrepreneur, artisan,  ….), s’il est une personne morale ou une association ; 
  • Si l’activité est une activité scénique pou

  • Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’Administration du 29 octobre 2019  - Les infos du bureau : 

                        Secrétariat mise en place du logiciel de gestion des adhésions 

                        Trésorerie  

  • Les activités 
  • Le projet associatif 
  • Questions diverses 

Procès-Verbal du Conseil d’Administration  du 9 décembre 2019 

 

 

 

 

Le 9 décembre 2019 à 20h30 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

Tableau des présences

Elus 2018 :

 

Christian Delort 

Excusé 

Michaël Fleischhacker 

Présent 

Sophie Krahenbühl 

Présente 

Michel Lemaire 

Présent 

Kader Gouba 

Présent 

Maxime Klinger 

Excusé 

Brianne Vaude 

Excusée 

Tiphaine Margotton

Excusée 

Daniel Gille 

Présent 

Elus 2019 :

 

Maya Picard 

Excusée 

Naomi Amiens 

Excusée 

David Benini 

Présent 

Jérome Normand 

Présent 

 

 

      Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon coordinateur 

 

      Pouvoirs : Maxime Klinger donne pouvoir à Sophie Karhenbuhl            

Thiphaine Margotton donne pouvoir à Sophie Karhenbuhl  

Maya Picard donne pouvoir à Sophie Karhenbuhl 

Christian Delort donne pouvoir à Michel Lemaire 

                        Brianne Vaude donne pouvoir à Michaël Fleishhacker                                  

 

   

Ordre du jour 

 

  • Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’Administration du 29 octobre 2019  - Les infos du bureau : 

                        Secrétariat mise en place du logiciel de gestion des adhésions 

                        Trésorerie  

  • Les activités 
  • Le projet associatif 
  • Questions diverses 

 

La présidente ouvre la séance à 20h45

 

  1. - Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’Administration du 29 octobre 2019

 

Le Procès-Verbal du Conseil d’Administration du 29 octobre 2019 est approuvé à l’unanimité 

 

 

  1. - Mise en place du logiciel de gestion des adhésions

 

Daniel Gille, Secrétaire, présente le projet de mise en place du logiciel Yapla pour la gestion des adhésions tel qu’il a été élaboré par le Bureau suite aux échanges à ce sujet lors du précédent Conseil d’Administration. Le déploiement de cette solution nécessite de se positionner sur les éléments suivants : 

 

Tarifs : un tarif unique à 9€ et un tarif découverte valable un mois à 3€ destiné aux nouveaux membres et sans verre offert. 

Règlements par CB sur site internet, CB, chèque ou espèces au Rézo. 

Ces modifications ne nécessitent pas de modification des statuts mais impliquent une mise à jour du Règlement Intérieur pour qualifier les membres actifs qui seront les membres rézo se déclarant bénévoles. 

 

David Benini indique qu’il n’est pas souhaitable de développer ce type de solutions car tout fonctionnait bien jusqu’à présent et l’automatisation des adhésions amènera une banalisation de la relation adhérente par la disparition des échanges que permet le formulaire papier. Par ailleurs il précise que les informations demandées sur l’écran de saisie sont insuffisantes pour connaître au mieux chaque adhérent. 

Jérôme Normand souligne l’importance de pouvoir contacter facilement les bénévoles. 

Sophie rappelle le temps passé par Corine, la précédente Secrétaire, qui a du travailler plusieurs jours pour ressaisir les adhésions de l’année. 

Daniel Gille rappelle également le temps passé pour mettre toutes les données au bon format afin de pouvoir les exploiter. De plus l’utilisation de ce logiciel évite au moins 2 recopies manuelles qui engendrent inévitablement plus d’erreurs. Concernant les informations recueillies il rappelle que la réglementation RGDP réclame de justifier de l’utilité des éléments recueillis et qu’il est donc préférable de se limiter aux renseignements nécessaires à notre fonctionnement. 

Michaël Fleischhacker attire l’attention du Conseil sur le fait que notre Association change de dimension et que nos méthodes et outils de travail doivent évoluer.   

Michel Lemaire rappelle qu’il est demandeur d’une telle solution depuis quelques années et que nous sommes déjà très en retard dans le domaine de l’optimisation de nos outils de gestion. Il synthétise son propos en rappelant que les solution d’hier ne sont pas forcément les plus adaptées pour affronter les défis de l’avenir. Il rajout que même si l’informatisation de nos données ne correspond pas forcément à ce que nous souhaitons sur un plan éthique nous ne pouvons pas en faire l’économie. 

 

De ce débat il ressort : 

  • Qu’il est nécessaire de maintenir la carte d’adhérent dont le retrait sera signalé dans le mail d’adhésion adressé aux membres simultanément au pot d’accueil ; 
  • De former les utilisateurs en amont de la mise en place ; il est convenu que Maxime Berthelon proposera une date à Daniel Gille pour communiquer les informations 

nécessaires à l’utilisation du logiciel avant la rentrée de janvier 

  • De prévoir des temps pour faire le point et opérer les ajustements qui s’imposent.

 

Par ailleurs Daniel Gille indique que le lancement des renouvellements des adhésions se fera à J2 de son échéance avec des rappel à J+21 et J+58 étant donné que nos textes prévoient une période de latence de 2 mois.  

 

Le Conseil d’Administration décide  

  • De mettre en place et de déployer la solution Yapla dès le début de l’année par 8 voix Pour, 1 Contre et 3 Abstentions 
  • D’adopter un tarif unique à 9€ et un tarif découverte valable un mois à 3€ destiné aux nouveaux membres et sans verre offert par 10 voix Pour et 2 Abstentions -          De modifier le règlement intérieur en conséquence à l’unanimité. 

 

 

3 - Trésorerie  

 

Michaël Fleischhacker informe le Conseil de l’obtention de la subvention de la Région Bourgogne 

 

  • Date du prochain CA 

  • Approbation du Procès Verbal du CA du 26 septembre 2019 

  • Infos du Bureau  

. Point secrétariat : Gestion des adhésions 

. Point trésorerie : Subvention région 

  • Activités novembre 

  • Point sur les permanences des élus et bénévolat 

  • Point sur les pôles 

Procès-Verbal du Conseil d’Administration  du 29 octobre 2019 

Le 29 octobre 2019 à 19 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

Tableau des présences

Elus 2018 :

 

Christian Delort

Présent

Michaël Fleischhacker

Présent

Sophie Krahenbühl

Présente

Michel Lemaire

Présent

Kader Gouba

Présent

Max Klinger

Excusé

Brianne Vaude

Présente

Tiphaine Margotton

Présente

Daniel Gille

Présent

Elus 2019 :

 

Maya Picard

Présente

Naomi Amiens

Présente

David Benini

Présent

Jérome Normand

Présent

      Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon coordinateur 

             Maxime Klinger donne pouvoir à Sophie Krahenbuhl. 

  Ordre du jour

  • Date du prochain CA 
  • Approbation du Procès Verbal du CA du 26 septembre 2019 
  • Infos du Bureau  

. Point secrétariat : Gestion des adhésions 

. Point trésorerie : Subvention région 

  • Activités novembre 
  • Point sur les permanences des élus et bénévolat 
  • Point sur les pôles 

 

 

 

La présidente ouvre la séance à 19h 30 et remercie tous les bénévoles administrateurs et salariés pour la bonne réalisation des festivités du 15ème anniversaire du Rézo. Elle exprime également sa satisfaction du jugement rendu par la cour d’appel sur l’affaire Lancelle qui l’a déboutée de toute ses demandes, la contraint de rembourser les sommes perçues et de la condamner à régler une partie de nos frais d’avocat (Article 700) à hauteur de 1500 €. Il faut signaler que cette dernière mesure est très exceptionnelle.  

  1. La date du prochain Conseil d’Administration est fixée au lundi 9 décembre 2019 à 19h30
  2. LE PV du CA du 26 septembre 2019 est approuvé à l’unanimité 
  3. - Infos du Bureau 

Gestion des adhésions : 

Daniel GILLE, Secrétaire, présente le projet du système envisagé pour gérer les adhésions.  Les tests réalisés durant le week-end lors de l’anniversaire du Rézo se sont avérés plutôt positifs et ont permis de réaliser environ 75 adhésions. La solution Yapla a été sélectionnée après de nombreux essais et ont fait l’objet d’un suivi avec Corine Aubry, Secrétaire du précédent CA, et 2 séances de travail avec les concepteurs du logiciel. Cette solution nous permet de bénéficier gratuitement des fonctionnalités du premier niveau payant par le biais de notre banque, le Crédit 

Agricole, qui fait la promotion de ce système auprès des associations car il a pris des participations dans cette société. 

Avec plus de 700 adhérents, les solutions manuelles ne sont plus suffisamment efficientes pour permettre de gérer correctement les relations institutionnelles de l’association et il n’est plus possible de connaitre individuellement chacun de ses membres. 

Les fonctionnalités de ce système, les avantages qu’ils représentent tant sur le plan de la gestion qui évite se multiples recopies manuelles avec toutes les erreurs que cela implique, que sur la disponibilité immédiate des informations sont présentés aux administrateurs. Il est souligné qu’il permet aussi des avancées intéressantes en matière de communication. 

Quelques administrateurs font part de leurs inquiétudes quant à la dématérialisation du fonctionnement administratif de l’association estimant qu’elle est de nature à remettre en cause la dimension humaine des relations existantes au Rézo’Fêt’Art.  

La décision de mettre en place cette solution de gestion est approuvée par 8 voix pour, 2 voix contre et 2 abstentions. 

L’utilisation de cet outil a soulevé les questions  du statut des membres (Rézo et Actif), des tarifs de ces adhésions et de quelques modalités pratiques d’utilisation. Il est convenu de régler ces aspects lors du prochain CA. 

Point de trésorerie : 

Michaël Fleischhacker, Trésorier, présente le dossier de subvention déposé auprès de la région pour le financement de la création d’un nouveau poste « Chargé de mission  MMMCME » sur 18 mois. Cette aide se décompose en 2 volets : 

                         . 7000 euros pour le financement du poste 

                         . 5000 euros pour financer le matériel nécessité par cette création de poste 

Le dossier a été déposé le 29/09/2019 et jugé recevable. La décision sera rendue le 25/11/2019. Le coût annuel de ce poste supporté par l’Association sera de 22 234 € soit 1241€ mensuels. Pour information, le Trésorier indique au CA que dans la perspective de cette embauche, le coût mensuel global pour toute l’équipe de permanents s’élèverait à 5250 €. 

  1. - Activités 

Maxime Berthelon présente le programme d’activités du mois de novembre et début décembre. IL informe le CA que la page programme devrait être mise en ligne sur le site avec mise à jour en temps réel. 

Après quelques échanges sur des aspects précis des actions envisagées et sur la mobilisation de bénévoles sur certaines d’entre elles, la question de la mise à disposition d’une salle pour une organisation le mercredi tous les 15 jours est évoquée. Il est convenu d’attendre d’avoir plus de renseignements sur cette demande et d’étudier comment elle s’intègre dans nos pratiques habituelles en la matière. 

  1. - Point sur le bénévolat et les permanences du CA 

 Le travail réalisé par Jérôme Normand avec la publication du tableau des postes et tâches à prendre en charge fait l’unanimité auprès des membres du CA. 

Une discussion s’instaure sur la difficulté à « tenir » une présence jusqu’à 2 heures du matin lors des événements du Rézo. Les salariés apprécient cette présence et des administrateurs constatent qu’elle apporte un plus. Toutefois il serait souhaitable que les administrateurs qui assurent ces permanences l’anticipent suffisamment de façon à permettre aux salariés présents de s’organiser. 

Concernant la mobilisation des bénévoles, des situations difficiles voire délicates ont pu être constatées et cela pose une question: 

 Y a-t-il assez de bénévoles mais mal répartis, ou pas assez de bénévoles  et forcément pas assez répartis  ? 

En tous cas il apparait essentiel d’être très attentif de faire en sorte que les bénévoles ne soient pas contraints d’assumer des présences horaires à leur poste de façon excessive et de leur permettre aussi de profiter de l’évènement à la réalisation duquel ils contribuent. 

Il apparaît clairement que certains postes ont une importance stratégique qui ne permet pas de les  confier au premier venu. Des formations doivent impérativement être prévues en particulier sur les poste de caisse principale et le bar. A ce sujet, il faut rappeler que certaines procédures sont en cours d’élaboration et que, dès lors qu’elle seront arrêtées, elles feront l’objet d’un écrit.  6 - La vie des pôles 

Sophie Krahenbuhl, Présidente, rappelle que les pôles ont pour objectif de faire d’abord le point sur ce qui a été mis en place précédemment et de s’appuyer sur les réalisations existante pour voir comment les développer, les aménager, voire les supprimer. Ensuite chaque pôle a un rôle de proposition qui doit s’intégrer dans l’existant et dans les possibilités de l’association… Ce qui ne doit pas nous empêcher d’imaginer des choses impossibles (ndlr) ! 

Vu l’heure avancée, la présidente clôt la séance à 23h45. 

 

  • Élection du bureau
  • Adhésions
  • Date du prochain CA

Procès-Verbal du Conseil d'Administration du14 septembre 2019

Le 14 septembre 2019 à 19 heures, les membres du Conseil d'Administration de l'association Rézo'Fêt'Art se sont réunis, au siège de l'association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

Tableau des présences

Assiste au Conseil d'administration : Maxime Berthelon, coordinateur de l'association.

Ordre du jour

  • Élection du bureau
  • Adhésions
  • Date du prochain CA

 

Maxime Klinger assure la Présidence de séance

Daniel Gille accepte les fonctions de secrétaire de séance

En premier lieu, il est exposé aux personnes présentes les différentes, tâches et fonctions que les administrateurs devront assumer. Il est convenu que les référents de pôles seront désignés lors d'un prochain Conseil.

Après un tour de table permettant à chacun des membres du Conseil de se présenter et de définir la nature de ses engagements, il est procédé à l'élection du Bureau.

Election du Buteau

Sophie Krahenbuhl présente sa candidature au poste de Présidente en précisant qu'elle souhaite mettre en place une organisation qui repose sur les points suivants :

  • 9 réunions du Conseil d'Administration par an permettant ainsi d'en limiter la durée à 2 heures avec 1 point principal à l'ordre du jour
  • Une réunion de bureau par mois
  • Un système « d'astreinte » pour les administrateurs de façon à ce qu'à chaque manifestation il y en ait un de présent jusqu'à la fermeture
  • Le respect des horaires de fermeture de façon à respecter les réglementations en vigueur ;
  • La mise en place d'un suivi quotidien des salariés par un reporting ad hoc ;
  • Une réunion par semaine avec l’équipe de permanents

 

 

 

 

Sur ce plan d'action Sophie KRAHENBUHL est élue Présidente à l'unanimité.

Maxime Klinger présente sa candidature au poste de Vice-Président et est élu à l'unanimité.

Michaël Fleischhacker présente sa candidature au poste de Trésorier et est élu à l'unanimité Daniel Gille présente sa candidature au poste de Secrétaire et est élu à l'unanimité.

Adhésions

Faisant suite à un travail préparatoire antérieur avec Corine Aubry, la précédente Secrétaire, Daniel Gille présente au CA le projet de gestion des adhésions sur un nouveau logiciel en cours d'expérimentation :

Le CA en étudiera les modalités et les aménagements à apporter à la politique tarifaire lors d'une prochaine réunion.

Calendrier

Le prochain CA est fixé au jeudi 26 septembre 2019

La présidente clôt la séance à 20h15.

 

  • Approbation du PV du CA du 14 septembre 2019 
  • Délégations de signatures 
  • Désignations des référents de pôles  
  • Permanence du CA 
  • Les 15 ans du Rezo 
  • Questions diverses

Procès-Verbal du Conseil d’Administration 

du 26 septembre 2019

Le 26 septembre 2019 à 18 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’Association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

Tableau des présences

Elus 2018 :

 

Christian Delort

Présent

Michaël Fleischhacker

Présent

Sophie Krahenbühl

Présente

Michel Lemaire

Excusé

Kader Gouba

Présent

Maxime Klinger

Présent

Brianne Vaude

Présente

Tiphaine Margotton

Présente

Daniel Gille

Présent

Elus 2019 :

 

Maya Picard

Présente

Naomi Amiens

Présente

David Benini

Excusé

Jérome Normand

Présent

      Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon coordinateur 

Ordre du jour 

  • Approbation du PV du CA du 14 septembre 2019 
  • Délégations de signatures 
  • Désignations des référents de pôles  
  • Permanence du CA 
  • Les 15 ans du Rezo 
  • Questions diverses

 

La Présidente ouvre la séance. Elle excuse les absents et en particulier Daniel Gille le Secrétaire   

Qui arrivera un peu plus tard. D’ici là Jérome Normand assurera le Secrétariat. 

  1. Approbation du PV du CA du 14/09/2019 

Une discussion s’engage sur le point concernant la modification des tarifs d’adhésion. Il s‘avère que les administrateurs préfèrent que ce point soit revu complètement lors de la prochaine réunion. Le paragraphe concernant ce sujet sera donc réécrit en tenant compte de ces remarques. 

  1. Délégations de signatures 

La Présidente expose les motivations de ces délégations, puis le Conseil approuve à l’unanimité des présents (Daniel Gille et Brianne Vaude n’étant pas encore arrivés) les délégations de signature sur les comptes de l’association pour : 

Sophie Krahenbühl, Maxime Klinger et Maxime Berthelon qui sont déjà délégataires, puis Michaël 

Fleischhacker et Daniel Gille. 

  1. Désignation des référents de pôles 

La Présidente rappelle que l’activité des administrateurs ne se limite pas à leur participation au 

CA et souligne l’importance des référents de pôles. Elle précise leurs missions telles qu’elles sont 

définies dans le projet de l’association. Un débat s’instaure sur la pertinence du Pole Partenariats et du terme « Référent » à l’issue duquel les administrateurs indiquent leurs préférences : 

Culture & créativité :                                                                                            

Oz (Thifaine Margotton) & Kader 

Lien social et citoyenneté :                                                                                              

Oz , Maya & Nao 

Santé, environnement et solidarité :             

Michel, Jérôme, Oz, Daniel, Sophie & Maya 

Partenariats et vie inter-associative :                        

Tiphaine 

Matériel & logistique :                                    

Jérôme, Max K, Kader, Christian 

Communication :                                           

Brianne, Oz  & Daniel 

Bénévolat :                                                    

Jérôme & Kader 

  1. Permanence des administrateurs 

La Présidente explique les intentions de cette démarche à savoir qu’il lui semble important d’assurer la représentation du Conseil d’Administration lors des évènements du Rézo. Il s’agit essentiellement d’être le porteur des bonnes règles fixées pour le fonctionnement de la maison et d’accueillir les membres.  

Le Secrétaire, rappelle les raisons pour lesquelles il est indispensable de modifier nos comportements par rapport à des périodes antérieures : 

  1. Auparavant l’association était locataire d’un bailleur privé (Rue Blairet). Désormais c’est la ville qui nous confie ces locaux dont l’occupation est régie par une convention qui  fixe des règles très précises. C’est pourquoi des règles telles que l’interdiction de fumer, la tenue des chiens en laisse, une utilisation des locaux conformes aux règlementations en vigueur sont désormais incontournables. 
  2. Nous devons avoir le souci d’offrir à nos salariés un cadre et des conditions de travail conformes au droit et qui ne les obligent pas à devoir sacrifier leur vie personnelle à leur activité professionnelle. 
  3. Nous avons en charge la sécurité de nos membres, salariés et visiteurs et devons être attentifs à ne pas créer des situations susceptibles de mettre en cause leur intégrité physique et morale. 

Les points suivants semblent indispensables aux administrateurs : 

  • Dans la présentation du programme d’activités, d’indiquer l’horaire optimal de clôture 
  • Afficher un gros panneau dès l’ouverture de l’horaire de clôture en soirée 
  • Informer les membres et les groupes de ces modifications de façon à recueillir leur adhésion 

Il est convenu que lors des premières permanences assurées, l’objectif est : « On vient, on s’imprègne et on en cause ». 

Les administrateurs se positionnent sur quelques dates. Le programme et le calendrier des présences sera finalisé par la suite par des voies de communication adaptées. 

  1. Les 15 ans du Rezo 

Max Berthelon présente le programme du mois d’octobre encore en cours d’élaboration. Il sera marqué par plusieurs temps forts entre le 5 et le 27 octobre.  

  1. Questions diverses 

La prochaine réunion du Conseil est fixée au Mardi 29 octobre à 19 heures, l’accueil se faisant à partir de 18h30. La présidente clôt la séance à 22h00.