Procès-Verbal du Conseil d’Administration 

du 26 septembre 2019

Le 26 septembre 2019 à 18 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’Association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

Tableau des présences

Elus 2018 :		Christian Delort	Présent	Michaël Fleischhacker	Présent
Sophie Krahenbühl	Présente	Michel Lemaire	Excusé	Kader Gouba	Présent
Maxime Klinger	Présent	Brianne Vaude	Présente	Tiphaine Margotton	Présente
Daniel Gille	Présent	Elus 2019 :		Maya Picard	Présente
Naomi Amiens	Présente	David Benini	Excusé	Jérome Normand	Présent

      Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon coordinateur 

Ordre du jour 

• Approbation du PV du CA du 14 septembre 2019 
• Délégations de signatures 
• Désignations des référents de pôles  
• Permanence du CA 
• Les 15 ans du Rezo 
• Questions diverses

 

La Présidente ouvre la séance. Elle excuse les absents et en particulier Daniel Gille le Secrétaire   

Qui arrivera un peu plus tard. D’ici là Jérome Normand assurera le Secrétariat. 

1. Approbation du PV du CA du 14/09/2019 

Une discussion s’engage sur le point concernant la modification des tarifs d’adhésion. Il s‘avère que les administrateurs préfèrent que ce point soit revu complètement lors de la prochaine réunion. Le paragraphe concernant ce sujet sera donc réécrit en tenant compte de ces remarques. 

2. Délégations de signatures 

La Présidente expose les motivations de ces délégations, puis le Conseil approuve à l’unanimité des présents (Daniel Gille et Brianne Vaude n’étant pas encore arrivés) les délégations de signature sur les comptes de l’association pour : 

Sophie Krahenbühl, Maxime Klinger et Maxime Berthelon qui sont déjà délégataires, puis Michaël 

Fleischhacker et Daniel Gille. 

3. Désignation des référents de pôles 

La Présidente rappelle que l’activité des administrateurs ne se limite pas à leur participation au 

CA et souligne l’importance des référents de pôles. Elle précise leurs missions telles qu’elles sont 

définies dans le projet de l’association. Un débat s’instaure sur la pertinence du Pole Partenariats et du terme « Référent » à l’issue duquel les administrateurs indiquent leurs préférences : 

Culture & créativité :	Oz (Thifaine Margotton) & Kader
Lien social et citoyenneté :	Oz , Maya & Nao
Santé, environnement et solidarité :	Michel, Jérôme, Oz, Daniel, Sophie & Maya
Partenariats et vie inter-associative :	Tiphaine
Matériel & logistique :	Jérôme, Max K, Kader, Christian
Communication :	Brianne, Oz  & Daniel
Bénévolat :	Jérôme & Kader

4. Permanence des administrateurs 

La Présidente explique les intentions de cette démarche à savoir qu’il lui semble important d’assurer la représentation du Conseil d’Administration lors des évènements du Rézo. Il s’agit essentiellement d’être le porteur des bonnes règles fixées pour le fonctionnement de la maison et d’accueillir les membres.  

Le Secrétaire, rappelle les raisons pour lesquelles il est indispensable de modifier nos comportements par rapport à des périodes antérieures : 

1. Auparavant l’association était locataire d’un bailleur privé (Rue Blairet). Désormais c’est la ville qui nous confie ces locaux dont l’occupation est régie par une convention qui  fixe des règles très précises. C’est pourquoi des règles telles que l’interdiction de fumer, la tenue des chiens en laisse, une utilisation des locaux conformes aux règlementations en vigueur sont désormais incontournables. 
2. Nous devons avoir le souci d’offrir à nos salariés un cadre et des conditions de travail conformes au droit et qui ne les obligent pas à devoir sacrifier leur vie personnelle à leur activité professionnelle. 
3. Nous avons en charge la sécurité de nos membres, salariés et visiteurs et devons être attentifs à ne pas créer des situations susceptibles de mettre en cause leur intégrité physique et morale. 

Les points suivants semblent indispensables aux administrateurs : 

• Dans la présentation du programme d’activités, d’indiquer l’horaire optimal de clôture 
• Afficher un gros panneau dès l’ouverture de l’horaire de clôture en soirée 
• Informer les membres et les groupes de ces modifications de façon à recueillir leur adhésion 

Il est convenu que lors des premières permanences assurées, l’objectif est : « On vient, on s’imprègne et on en cause ». 

Les administrateurs se positionnent sur quelques dates. Le programme et le calendrier des présences sera finalisé par la suite par des voies de communication adaptées. 

5. Les 15 ans du Rezo 

Max Berthelon présente le programme du mois d’octobre encore en cours d’élaboration. Il sera marqué par plusieurs temps forts entre le 5 et le 27 octobre.  

6. Questions diverses 

La prochaine réunion du Conseil est fixée au Mardi 29 octobre à 19 heures, l’accueil se faisant à partir de 18h30. La présidente clôt la séance à 22h00. 

Procès-Verbal du Conseil d’Administration  du 29 octobre 2019 

Le 29 octobre 2019 à 19 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

Tableau des présences

Elus 2018 :		Christian Delort	Présent	Michaël Fleischhacker	Présent
Sophie Krahenbühl	Présente	Michel Lemaire	Présent	Kader Gouba	Présent
Max Klinger	Excusé	Brianne Vaude	Présente	Tiphaine Margotton	Présente
Daniel Gille	Présent	Elus 2019 :		Maya Picard	Présente
Naomi Amiens	Présente	David Benini	Présent	Jérome Normand	Présent

      Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon coordinateur 

             Maxime Klinger donne pouvoir à Sophie Krahenbuhl. 

  Ordre du jour

• Date du prochain CA 
• Approbation du Procès Verbal du CA du 26 septembre 2019 
• Infos du Bureau  

. Point secrétariat : Gestion des adhésions 

. Point trésorerie : Subvention région 

• Activités novembre 
• Point sur les permanences des élus et bénévolat 
• Point sur les pôles 

 

 

 

La présidente ouvre la séance à 19h 30 et remercie tous les bénévoles administrateurs et salariés pour la bonne réalisation des festivités du 15ème anniversaire du Rézo. Elle exprime également sa satisfaction du jugement rendu par la cour d’appel sur l’affaire Lancelle qui l’a déboutée de toute ses demandes, la contraint de rembourser les sommes perçues et de la condamner à régler une partie de nos frais d’avocat (Article 700) à hauteur de 1500 €. Il faut signaler que cette dernière mesure est très exceptionnelle.  

1. - La date du prochain Conseil d’Administration est fixée au lundi 9 décembre 2019 à 19h30. 
2. - LE PV du CA du 26 septembre 2019 est approuvé à l’unanimité 
3. - Infos du Bureau 

Gestion des adhésions : 

Daniel GILLE, Secrétaire, présente le projet du système envisagé pour gérer les adhésions.  Les tests réalisés durant le week-end lors de l’anniversaire du Rézo se sont avérés plutôt positifs et ont permis de réaliser environ 75 adhésions. La solution Yapla a été sélectionnée après de nombreux essais et ont fait l’objet d’un suivi avec Corine Aubry, Secrétaire du précédent CA, et 2 séances de travail avec les concepteurs du logiciel. Cette solution nous permet de bénéficier gratuitement des fonctionnalités du premier niveau payant par le biais de notre banque, le Crédit 

Agricole, qui fait la promotion de ce système auprès des associations car il a pris des participations dans cette société. 

Avec plus de 700 adhérents, les solutions manuelles ne sont plus suffisamment efficientes pour permettre de gérer correctement les relations institutionnelles de l’association et il n’est plus possible de connaitre individuellement chacun de ses membres. 

Les fonctionnalités de ce système, les avantages qu’ils représentent tant sur le plan de la gestion qui évite se multiples recopies manuelles avec toutes les erreurs que cela implique, que sur la disponibilité immédiate des informations sont présentés aux administrateurs. Il est souligné qu’il permet aussi des avancées intéressantes en matière de communication. 

Quelques administrateurs font part de leurs inquiétudes quant à la dématérialisation du fonctionnement administratif de l’association estimant qu’elle est de nature à remettre en cause la dimension humaine des relations existantes au Rézo’Fêt’Art.  

La décision de mettre en place cette solution de gestion est approuvée par 8 voix pour, 2 voix contre et 2 abstentions. 

L’utilisation de cet outil a soulevé les questions  du statut des membres (Rézo et Actif), des tarifs de ces adhésions et de quelques modalités pratiques d’utilisation. Il est convenu de régler ces aspects lors du prochain CA. 

Point de trésorerie : 

Michaël Fleischhacker, Trésorier, présente le dossier de subvention déposé auprès de la région pour le financement de la création d’un nouveau poste « Chargé de mission  MMMCME » sur 18 mois. Cette aide se décompose en 2 volets : 

                         . 7000 euros pour le financement du poste 

                         . 5000 euros pour financer le matériel nécessité par cette création de poste 

Le dossier a été déposé le 29/09/2019 et jugé recevable. La décision sera rendue le 25/11/2019. Le coût annuel de ce poste supporté par l’Association sera de 22 234 € soit 1241€ mensuels. Pour information, le Trésorier indique au CA que dans la perspective de cette embauche, le coût mensuel global pour toute l’équipe de permanents s’élèverait à 5250 €. 

4. - Activités 

Maxime Berthelon présente le programme d’activités du mois de novembre et début décembre. IL informe le CA que la page programme devrait être mise en ligne sur le site avec mise à jour en temps réel. 

Après quelques échanges sur des aspects précis des actions envisagées et sur la mobilisation de bénévoles sur certaines d’entre elles, la question de la mise à disposition d’une salle pour une organisation le mercredi tous les 15 jours est évoquée. Il est convenu d’attendre d’avoir plus de renseignements sur cette demande et d’étudier comment elle s’intègre dans nos pratiques habituelles en la matière. 

5. - Point sur le bénévolat et les permanences du CA 

 Le travail réalisé par Jérôme Normand avec la publication du tableau des postes et tâches à prendre en charge fait l’unanimité auprès des membres du CA. 

Une discussion s’instaure sur la difficulté à « tenir » une présence jusqu’à 2 heures du matin lors des événements du Rézo. Les salariés apprécient cette présence et des administrateurs constatent qu’elle apporte un plus. Toutefois il serait souhaitable que les administrateurs qui assurent ces permanences l’anticipent suffisamment de façon à permettre aux salariés présents de s’organiser. 

Concernant la mobilisation des bénévoles, des situations difficiles voire délicates ont pu être constatées et cela pose une question: 

 Y a-t-il assez de bénévoles mais mal répartis, ou pas assez de bénévoles  et forcément pas assez répartis  ? 

En tous cas il apparait essentiel d’être très attentif de faire en sorte que les bénévoles ne soient pas contraints d’assumer des présences horaires à leur poste de façon excessive et de leur permettre aussi de profiter de l’évènement à la réalisation duquel ils contribuent. 

Il apparaît clairement que certains postes ont une importance stratégique qui ne permet pas de les  confier au premier venu. Des formations doivent impérativement être prévues en particulier sur les poste de caisse principale et le bar. A ce sujet, il faut rappeler que certaines procédures sont en cours d’élaboration et que, dès lors qu’elle seront arrêtées, elles feront l’objet d’un écrit.  6 - La vie des pôles 

Sophie Krahenbuhl, Présidente, rappelle que les pôles ont pour objectif de faire d’abord le point sur ce qui a été mis en place précédemment et de s’appuyer sur les réalisations existante pour voir comment les développer, les aménager, voire les supprimer. Ensuite chaque pôle a un rôle de proposition qui doit s’intégrer dans l’existant et dans les possibilités de l’association… Ce qui ne doit pas nous empêcher d’imaginer des choses impossibles (ndlr) ! 

Vu l’heure avancée, la présidente clôt la séance à 23h45. 

Procès-Verbal du Conseil d’Administration  du 9 décembre 2019 

 

 

 

 

Le 9 décembre 2019 à 20h30 heures, les membres du Conseil d’Administration de l’association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, au siège de l’association, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

Tableau des présences

Elus 2018 :		Christian Delort	Excusé	Michaël Fleischhacker	Présent
Sophie Krahenbühl	Présente	Michel Lemaire	Présent	Kader Gouba	Présent
Maxime Klinger	Excusé	Brianne Vaude	Excusée	Tiphaine Margotton	Excusée
Daniel Gille	Présent	Elus 2019 :		Maya Picard	Excusée
Naomi Amiens	Excusée	David Benini	Présent	Jérome Normand	Présent

 

 

      Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon coordinateur 

 

      Pouvoirs : Maxime Klinger donne pouvoir à Sophie Karhenbuhl            

Thiphaine Margotton donne pouvoir à Sophie Karhenbuhl  

Maya Picard donne pouvoir à Sophie Karhenbuhl 

Christian Delort donne pouvoir à Michel Lemaire 

                        Brianne Vaude donne pouvoir à Michaël Fleishhacker                                  

 

   

Ordre du jour 

 

• Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’Administration du 29 octobre 2019  - Les infos du bureau : 

                        Secrétariat mise en place du logiciel de gestion des adhésions 

                        Trésorerie  

• Les activités 
• Le projet associatif 
• Questions diverses 

 

La présidente ouvre la séance à 20h45

 

1. - Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’Administration du 29 octobre 2019

 

Le Procès-Verbal du Conseil d’Administration du 29 octobre 2019 est approuvé à l’unanimité 

 

 

2. - Mise en place du logiciel de gestion des adhésions

 

Daniel Gille, Secrétaire, présente le projet de mise en place du logiciel Yapla pour la gestion des adhésions tel qu’il a été élaboré par le Bureau suite aux échanges à ce sujet lors du précédent Conseil d’Administration. Le déploiement de cette solution nécessite de se positionner sur les éléments suivants : 

 

Tarifs : un tarif unique à 9€ et un tarif découverte valable un mois à 3€ destiné aux nouveaux membres et sans verre offert. 

Règlements par CB sur site internet, CB, chèque ou espèces au Rézo. 

Ces modifications ne nécessitent pas de modification des statuts mais impliquent une mise à jour du Règlement Intérieur pour qualifier les membres actifs qui seront les membres rézo se déclarant bénévoles. 

 

David Benini indique qu’il n’est pas souhaitable de développer ce type de solutions car tout fonctionnait bien jusqu’à présent et l’automatisation des adhésions amènera une banalisation de la relation adhérente par la disparition des échanges que permet le formulaire papier. Par ailleurs il précise que les informations demandées sur l’écran de saisie sont insuffisantes pour connaître au mieux chaque adhérent. 

Jérôme Normand souligne l’importance de pouvoir contacter facilement les bénévoles. 

Sophie rappelle le temps passé par Corine, la précédente Secrétaire, qui a du travailler plusieurs jours pour ressaisir les adhésions de l’année. 

Daniel Gille rappelle également le temps passé pour mettre toutes les données au bon format afin de pouvoir les exploiter. De plus l’utilisation de ce logiciel évite au moins 2 recopies manuelles qui engendrent inévitablement plus d’erreurs. Concernant les informations recueillies il rappelle que la réglementation RGDP réclame de justifier de l’utilité des éléments recueillis et qu’il est donc préférable de se limiter aux renseignements nécessaires à notre fonctionnement. 

Michaël Fleischhacker attire l’attention du Conseil sur le fait que notre Association change de dimension et que nos méthodes et outils de travail doivent évoluer.   

Michel Lemaire rappelle qu’il est demandeur d’une telle solution depuis quelques années et que nous sommes déjà très en retard dans le domaine de l’optimisation de nos outils de gestion. Il synthétise son propos en rappelant que les solution d’hier ne sont pas forcément les plus adaptées pour affronter les défis de l’avenir. Il rajout que même si l’informatisation de nos données ne correspond pas forcément à ce que nous souhaitons sur un plan éthique nous ne pouvons pas en faire l’économie. 

 

De ce débat il ressort : 

• Qu’il est nécessaire de maintenir la carte d’adhérent dont le retrait sera signalé dans le mail d’adhésion adressé aux membres simultanément au pot d’accueil ; 
• De former les utilisateurs en amont de la mise en place ; il est convenu que Maxime Berthelon proposera une date à Daniel Gille pour communiquer les informations 

nécessaires à l’utilisation du logiciel avant la rentrée de janvier 

• De prévoir des temps pour faire le point et opérer les ajustements qui s’imposent.

 

Par ailleurs Daniel Gille indique que le lancement des renouvellements des adhésions se fera à J2 de son échéance avec des rappel à J+21 et J+58 étant donné que nos textes prévoient une période de latence de 2 mois.  

 

Le Conseil d’Administration décide  

• De mettre en place et de déployer la solution Yapla dès le début de l’année par 8 voix Pour, 1 Contre et 3 Abstentions 
• D’adopter un tarif unique à 9€ et un tarif découverte valable un mois à 3€ destiné aux nouveaux membres et sans verre offert par 10 voix Pour et 2 Abstentions -          De modifier le règlement intérieur en conséquence à l’unanimité. 

 

 

3 - Trésorerie  

 

Michaël Fleischhacker informe le Conseil de l’obtention de la subvention de la Région Bourgogne 

 

Procès-Verbal du Conseil d’Administration  du 3 février 2020 

 

 

 

 

Le trois février deux mille vingt à dix-huit heures trente, les membres du Conseil d’Administration de l’Association Rézo’Fêt’Art se sont réunis, à son siège, 78 quai Nicolas Rolin à Dijon.

 

      

Elus 2018 :		Pouvoir	Elus 2019 :		Pouvoir
Sophie Krahenbühl	Excusée	M. Klinger	David Benini	Excusé	M. Klinger
Max Klinger	Présent		Michaël Fleischhacker	Présent
Daniel Gille	Présent		Kader Gouba	Présent
Naomi Amiens	Présente		Tiphaine Margotton	Présente
Christian Delort	Excusé	M. Fleischhacker	Maya Picard	Présente
Michel Lemaire	Excusé	J. Normand	Jérome Normand	Présent
Brianne Vaude	Excusée	M. Fleischhacker

 

 

Assiste également au Conseil d’Administration : Maxime Berthelon Coordinateur 

 

   

Ordre du jour 

 

• Approbation du Procès-Verbal du Conseil d’administration du 9 décembre 2019 
• Validation des modifications du règlement intérieur 
• Calendrier de l’Assemblée Générale 
• Organisation de la communication  
• Subventions de la Ville pour 2020 
• Informations personnels 
• Programme d’activités du mois et projets 
• Tour de table des référents de pôles

 

 

             

En préalable à la réunion du Conseil, Sophie Dumoulin, salariée de l’Association, est intervenue à sa demande pour interpeler les administrateurs sur trois aspects du fonctionnement du Rézo : 

• La consommation d’alcool de certains membres de l’Association qui porte atteinte à son image ;  
• La nécessité de définir des horaires d’ouverture adaptés ; 
• Les difficultés de communication entre les différents acteurs (membres, salariés administrateurs, bénévoles) et en particulier sur la compréhension et l’acceptation des enjeux financiers auxquels doit faire face l’Association. 

 

Le Conseil partage ce constat et souhaite que face aux questions soulevées par les consommations d’alcool, de tabac, voire de drogues, il faut envisager de mobiliser un groupe de travail réunissant tous les acteurs concernés pour mettre en place des actions correctrices et envisager si nécessaire des mesures de prévention. 

 

             

Concernant les difficultés de communication évoquées, il apparaît qu’elles sont de 2 types : 

• Celles qui sont liées au rythme de notre fonctionnement parfois frénétique ; 
• Celles qui sont liées à la méconnaissance pour bon nombre de membres et de bénévoles des contraintes de gestion auxquelles nous sommes soumis. 

 

Pour les premières l’empathie, la bienveillance et la médiation que chacun peut manifester dans des situations tendues doivent être de nature à apaiser la situation. Pour les secondes il apparaît nécessaire de mettre en place des informations simples et accessibles à tous qui résument les coûts que nous supportons pour réaliser nos objectifs et les recettes qu’ils nous imposent de générer. 

 

Suite à cet échange, et en l’absence de la Présidente, le Vice-Président ouvre la séance à dix-neuf heures. 

 

1 – Approbation du PV du CA du 9 décembre 2019 

 

Aucune modification n’étant demandée, le Procès-Verbal du Conseil d’Administration du 9 décembre 2019 est approuvé à l’unanimité. 

 

2 – Modification du règlement intérieur  

 

Conformément aux décisions du précédent Conseil d’Administration les tarifs d’adhésions sont mis à jour. Après discussion, il est décidé à l’unanimité de maintenir les tarifs dégressifs tels qu’ils étaient à savoir, 5€ à partir du mois d’octobre, 4€ en novembre et 3€ en décembre.  

Naomi Amiens soulève la question du renouvellement de l’adhésion découverte et il est décidé à l’unanimité de proposer la prise en compte du montant de cette cotisation (3€) si une souscription d’adhésion Rézo est faite durant sa période de validité (1 mois). Le règlement intérieur ainsi modifié sera présenté au prochain Conseil. 

 

Daniel Gille, Secrétaire, informe le Conseil que le fonctionnement du logiciel Yapla s’avère efficace et qu’à ce jour ce sont 325 adhésions qui sont enregistrées soit environ 33% des membres de l’an passé. 

Il rappelle la demande de Maya Picard demandant de préciser les règles d’application de la Paf (Participation Aux Frais). Maxime Berthelon en précise l’application. 

 

Les activités pratiquées au Rézo sont proposées à prix libre afin de compenser les frais qu’elles occasionnent du fait de l’utilisation des locaux, de la présence et du soutien des permanents et des fournitures et/ou matériels mis à la disposition des participants.  Ces frais sont évalués à 10€ par heure. Ce principe n’est pas appliqué : 

• Si la qualité de l’animateur lui permet de facturer (autoentrepreneur, artisan,  ….), s’il est une personne morale ou une association ; 
• Si l’activité est une activité scénique pou